Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps

Das Thema Buchhaltung ist für Freelancer:innen allgegenwärtig – aber leider noch allzu oft ein scheinbar unüberwindbares Hindernis. Dabei ist die Angelegenheit gar nicht so undurchsichtig, wie viele denken. Mit ein wenig Hintergrundwissen führst du deine Bücher regelkonform. Im Folgenden klären wir dich darüber auf, worauf es bei der Buchhaltung für Selbstständige ankommt und welche Möglichkeiten du als Freelancer:in hast. Darüber hinaus halten wir wertvolle Buchhaltungs-Tipps für dich bereit. 

Basiswissen: Was bedeutet Buchführung und welchen Zweck verfolgt sie? 

Die Buchhaltung beziehungsweise Buchführung ist das wichtigste Instrument zur Überwachung deiner Unternehmenszahlen. Sie verschafft dir einen Überblick über deinen Geld- und Warenfluss, dient der Gewinn- und Verlustermittlung, deckt kritische Situationen auf und gibt Aufschluss über die Durchführbarkeit etwaiger Investitionen. Des Weiteren treffen deine Bücher Aussage über den Erfolg oder Misserfolg deines Geschäftsjahrs und bilden damit die Basis für die Ermittlung deiner Steuerlast oder Steuererstattung durch das Finanzamt.  💡Tipp von Accountable: Führe deine Bücher unbedingt gewissenhaft und lückenlos. Somit stellst du nicht nur ein unverfälschtes Gesamtbild über deine Geschäfte sicher, sondern vermeidest auch Strafmaßnahmen durch die Finanzbehörden.

Buchhaltung für Freiberufler: Wer ist dazu verpflichtet?

Grundsätzlich ist jedes gewinnorientierte Unternehmen in Deutschland verpflichtet, seine Bücher ordnungsgemäß zu führen. Um die oben gestellte Frage zu beantworten, ist es jedoch wichtig, den Begriff „Buchführungspflicht“ besser zu verstehen. Dieser beschreibt nämlich lediglich die Verpflichtung zur doppelten Buchführung.  Diese trifft nur auf Unternehmen zu, die eine bestimmte Umsatzgrenze (Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder Jahresgewinn über 60.000 Euro) überschreiten und/oder im Handelsregister eingetragen sind. Zu letzteren gehören Firmen, die die folgenden Rechtsformen tragen: 

• e.K. für eingetragene:r Kaufmann:frau
• UG für Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt)
• KG für Kommanditgesellschaft
• OHG für offene Handelsgesellschaft
• AG für Aktiengesellschaft
• GmbH für Gesellschaft mit beschränkter Haftung 
• GmbH & Co. KG für Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft

Als Freiberufler:in siehst du dich also zunächst einmal nicht mit der deutlich aufwändigeren doppelten Buchführung konfrontiert. Dennoch ist eine umfassende Dokumentation deiner Einnahmen und Ausgaben pro Geschäftsjahr obligatorisch – und zwar im Rahmen der sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dieser Vorgang wird auch als einfache Buchführung bezeichnet.  💡Tipp von Accountable: Die Einnahme-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) ist zusammen mit der Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) oder G (Einnahmen aus einem Gewerbebetrieb) ein fester Bestandteil der jährlichen Einkommensteuererklärung. 

Die Vorteile der einfachen Buchführung

Im Rahmen deiner Freelancer:innen-Buchhaltung ist keine doppelte Buchführung notwendig. Das bringt den angenehmen Effekt mit sich, dass die Buchungen deutlich unkomplizierter vonstattengehen, und du dir kein weiterführendes Wissen in der Finanzbuchhaltung aneignen musst. Du bist zudem nicht verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen, Nebenbücher zu führen oder Inventuren abzuwickeln. Mit ein wenig Übung und Erfahrung kannst du dir sogar den Einsatz eines Steuerberaters bzw. einer Steuerberaterin sparen.  💡Tipp von Accountable: Gut zu wissen: Accountable unterstützt dich bei deiner Buchhaltung für Freiberufler:innen mit einer Software, die dir die wichtigsten Buchführungs- und Steuererklärungsaufgaben abnimmt. 

Ist ein Wechsel zur doppelten Buchführung sinnvoll?

Prinzipiell macht eine Tätigkeit als Freelancer:in eine doppelte Buchführung nicht notwendig. Dennoch ist es unter bestimmten Umständen vernünftig, sich für ebendiese Variante zu entscheiden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn dein Unternehmen hohe Vermögenswerte beinhaltet und so komplex geworden ist, dass du den Überblick über Ausgaben, Einnahmen und Co. nur noch schwer behältst.  💡Tipp von Accountable: Achtung! Wenn du dich für die doppelte Buchführung entscheidest, ist die Erstellung einer Bilanz und einer BWA (betriebswirtschaftlichen Auswertung) obligatorisch. Diese Aufgabe sowie die Buchführung im Allgemeinen übernimmt für gewöhnlich ein:e Steuerberater:in, der/die dich hierfür natürlich zur Kasse bittet. 

Buchhaltung für Freiberufler: So führst du deine Bücher einfach und korrekt

Wenn du dich dem Thema Buchhaltung für Selbstständige auf sorgfältige Art und Weise widmest, sollte es keine unbezwingbare Hürde mehr darstellen. Wir versorgen dich im Folgenden mit wertvollen Tipps in Bezug auf eine solide Buchführung für Freelancer:innen.

Tipp 1: Belege sind das A und O

Fakt ist: Du musst als Freiberufler:in Belege erfassen. Sinnvoll ist es, die gesammelten Nachweisdokumente mindestens einmal monatlich einzuscannen und digital sowie jederzeit griffbereit zu hinterlegen. Damit sparst du dir eine nervenaufreibende Suchaktion am Ende des Jahres, denn schließlich muss für jede deiner Buchungen letztlich ein Beleg vorhanden sein. 

Tipp 2: An einer lückenlosen Dokumentation führt kein Weg vorbei

Wie es auch bei Handelsgesellschaften der Fall ist, darf die Buchhaltung für Selbstständige keinerlei Lücken enthalten. Jeder einzelne geschäftlich relevante Schritt muss hieb- und stichfest festgehalten werden. Andernfalls ergibt sich kein exaktes Bild, das Aufschluss über deine Vermögenswerte und Verbindlichkeiten gibt. 

Tipp 3: Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten

Aus der Differenz zwischen deinen Einnahmen und Betriebsausgaben errechnet sich dein Gewinn. Überschreitet die Höhe deiner Ausgaben die deiner Einnahmen, machst du Verluste – auf Dauer führt das zwangsläufig zur Zahlungsunfähigkeit und zum Ende deiner Selbstständigkeit. Um dies zu vermeiden, ist es unerlässlich, dein Hauptaugenmerk auf ebendiese zwei elementaren Variablen zu legen.  Für eine bestmögliche Übersicht empfiehlt es sich, eine Tabelle anzulegen, die du auch für deine finale Einnahme-Überschuss-Rechnung zur Hilfe nehmen kannst. Eine noch effektivere Variante ist die Verwendung des Buchhaltungsprogramms von Accountable. 

Tipp 4: Auf die Chronologie achten

Die Erfassung deiner Belege und die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle sollten zwingend in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Ein wildes zeitliches Durcheinander beeinflusst nicht nur etwaige Umsatzsteuerlasten negativ, sondern macht auch die Authentizität deiner Zahlen zunichte. 

Tipp 5: Übersichtlichkeit erleichtert die Arbeit

Weder für dich noch für Dritte – etwa die Finanzbehörden – ist es hilfreich, wenn deine Buchhaltung unübersichtlich ist. Sorge dafür, dass für jede Buchung ein entsprechender Beleg vorhanden ist und dass deine Buchführung formell jeder noch so strengen Betriebsprüfung standhält. 

Tipp 6: Aufbewahrungsfristen nachkommen

Gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen steuerrelevante Buchhaltungsunterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese Prämisse gilt nicht nur für alle Unternehmen, die der Buchführungspflicht (also der doppelten Buchführung) unterliegen, sondern gleichermaßen für Freiberufler:innen und sonstige Selbstständige. 

Tipp 7: Im Zweifelsfall Hilfe in Anspruch nehmen

Wenn dir das Thema Buchhaltung für Selbstständige immer noch Kopfschmerzen bereitet, ist es ratsam, Hilfe bei Dritten zu suchen. Du kannst zum Beispiel Kontakt mit einem/einer Steuerberater:in aufnehmen. Die für gewöhnlich schnellere und kostengünstigere Alternative sind Buchhaltungs- und Steuerprogramme, die speziell auf den Bedarf von Freiberufler:innen ausgerichtet sind. Bei Accountable bist du dafür an genau der richtigen Adresse.